Товарный учёт без специальных программ

Учёт магазина в Excel: простая таблица для небольшого магазина

Если у вас небольшой магазин, возможно, вам пока не нужна специальная программа товарного учёта.

На первых порах можно обойтись обычной таблицей Excel. Главное — правильно записывать поступления товаров, движение наличных денег и результаты ревизий.

Мы покажем, как организовать такой учёт, контролировать работу продавцов и находить недостачи.

Что вы узнаете

Какие столбцы нужны в таблице.
Как учитывать поступления товаров.
Как записывать выдачу денег из кассы.
Как проводить ревизию.
Как рассчитать недостачу или излишки.
Когда Excel перестаёт справляться с задачами магазина.

Скачать таблицу Excel Посмотреть пример заполнения

Таблица предназначена для упрощённого внутреннего контроля небольшого магазина. Она не заменяет обязательный бухгалтерский, налоговый и кассовый учёт.

Остатки Операции Итог

Дата	Остаток 1	Нал. 1	Приход	Расход денег	Списания	Остаток 2	Нал. 2	ИТОГ
01.03	100 000	5 000
03.03			15 000
07.03				8 000
12.03					2 000
15.03						90 000	30 000	−1 000

Фрагмент заполненной таблицы из скачиваемого шаблона. В файле есть формулы, пример и лист инструкции.

Кому подходит

Когда Excel действительно достаточно

Предположим, у вас небольшой магазин, один продавец или одна смена продавцов, а ассортимент пока невелик.

Вы хотите знать:

Сколько товара было в магазине в начале смены.
Сколько нового товара поступило.
Сколько денег забрали из кассы.
Какова стоимость оставшегося товара.
Сколько наличных денег находится в кассе.
Есть ли недостача после ревизии.

Для этих задач можно использовать обычную таблицу. Необязательно сразу устанавливать сложную программу, заводить отдельный сервер или платить за автоматизацию.

Но у метода есть ограничение: он контролирует общие суммы товаров и денег, а не полноценное движение каждой товарной позиции.

Принцип учёта

Считаем товары в продажных ценах

Для простого контроля магазина будем использовать учёт в продажных ценах.

Это означает, что стоимость товарных остатков и поступлений рассчитывается по ценам, по которым магазин продаёт товары покупателям.

Вы купили 10 упаковок кофе по 200 ₽ и продаёте их по 300 ₽.

В закупочных ценах: 10 × 200 = 2 000 ₽

В продажных ценах: 10 × 300 = 3 000 ₽

В таблицу контроля продавца поступление записываем как 3 000 ₽.

Почему именно так? Потому что мы будем сверять стоимость оставшихся товаров с деньгами, которые магазин получил от продаж.

Этот метод позволяет контролировать общую сумму товарно-денежных ценностей, но сам по себе не показывает фактическую прибыль по каждой продаже.

Создаём таблицу

Девять столбцов для учёта магазина

Откройте Excel и создайте таблицу со следующими колонками. В скачиваемом шаблоне добавлены также безнал, возвраты и внесение наличных.

Столбец	Что записываем
Дата	Дата операции
Остаток 1	Стоимость товаров на начало периода
Наличные 1	Деньги в кассе на начало периода
Приход товара	Поступления в продажных ценах
Расход денег	Наличные, выданные из кассы
Списания / перемещения	Товары, выбывшие не через продажу
Остаток 2	Стоимость товаров на конец периода
Наличные 2	Деньги в кассе на конец периода
Комментарий	Назначение каждой операции

Начальные и конечные остатки Ежедневные операции

Скачать готовый шаблон

Начинаем учёт

Запишите товары и деньги на начало периода

Перед началом учёта необходимо провести первую ревизию.

Пересчитайте все товары в магазине и определите их общую стоимость по действующим продажным ценам.

Например, товаров оказалось на 100 000 ₽. В кассе — 5 000 ₽.

Остаток 1 = 100 000 ₽

Наличные 1 = 5 000 ₽

Эти значения фиксируются один раз в начале ревизионного периода. В дальнейшем мы будем сравнивать с ними результат следующей ревизии.

Поступление товара

Получили товар — запишите его стоимость

Каждый раз, когда поставщик привозит товар, необходимо зафиксировать поступление.

Важное правило: сумму накладной нужно пересчитать в продажных ценах магазина.

Поставщик привёз 20 товаров. Закупочная цена — 100 ₽, продажная — 150 ₽.

В «Приход товара» записываем 20 × 150 = 3 000 ₽, а не 2 000 ₽ из закупочной накладной.

В комментарии укажите поставщика или номер накладной.

Движение денег

Забрали деньги из кассы? Обязательно запишите

В течение дня из кассы магазина могут выдавать деньги: оплата поставщику, инкассация, зарплата, хозяйственные расходы.

Каждую такую операцию записывайте в колонку «Расход денег» и указывайте назначение в комментарии.

Так вы проверите, куда исчезли деньги из кассы.
При расчёте прибыли сможете отличать оплату товаров от аренды, зарплаты и прочих расходов.

Деньги, которые внесли в кассу не от продажи товаров, учитывайте отдельно (в шаблоне — колонка «Внесение наличных»). Иначе ревизия покажет ложный излишек.

Списания и перемещения

Не каждое выбытие товара является продажей

Иногда товар покидает магазин без получения выручки: просрочка, перемещение в другую точку, возврат поставщику, порча.

Для таких операций есть колонка «Списания / перемещения». Стоимость тоже в продажных ценах.

Списали три товара по 200 ₽: 3 × 200 = 600 ₽.

Списания нужно подтверждать и проверять отдельно. Иначе ими можно скрыть реальную недостачу.

Ревизия

Как проверить продавца и найти недостачу

В конце ревизионного периода снова пересчитайте все товары и наличные деньги.

Запишите «Остаток 2» и «Наличные 2». Теперь есть все данные для проверки.

Базовая формула (наличная схема):

ИТОГ = Остаток2 + Расход денег + Списания + Наличные2 − Остаток1 − Приход товара − Наличные1

Результат = 0 — баланс сошёлся.
Отрицательный — недостача.
Положительный — излишек.

Формула рассчитана на упрощённую схему с наличными продажами. Безнал, возвраты и внесение денег в кассу требуют дополнительных колонок — они уже есть в шаблоне.

Пример расчёта

Проверим магазин на конкретных цифрах

Показатель	Сумма
Остаток товаров на начало	100 000 ₽
Наличные на начало	5 000 ₽
Приход товара	30 000 ₽
Расход денег	12 000 ₽
Списания	2 000 ₽
Остаток товаров на конец	90 000 ₽
Наличные на конец	30 000 ₽
ИТОГ	−1 000 ₽

90 000 + 12 000 + 2 000 + 30 000 − 100 000 − 30 000 − 5 000 = −1 000 ₽

Недостача 1 000 ₽. Нужно выяснить причину: ошибка пересчёта, незаписанная операция, неверная цена, ошибка в документах или реальная недостача.

Калькулятор ревизии

Посчитайте недостачу прямо на странице

Введите семь сумм базовой наличной схемы — результат появится сразу.

Остаток 1 Наличные 1 Приход товара Расход денег Списания / перемещения Остаток 2 Наличные 2

Результат ревизии

−1 000 ₽

Недостача. Фактическая стоимость товаров и денег меньше расчётной.

Для безнала, возвратов и внесения наличных используйте расширенную формулу в скачиваемом файле (лист «Шаблон»).

Прибыль

Недостача и прибыль — не одно и то же

Ревизия показывает, сошёлся ли товарно-денежный баланс. Но она не отвечает напрямую, сколько магазин заработал.

Для прибыли нужны закупочная стоимость и расходы. Можно добавить колонки «Приход в закупочных ценах» и «Наценка партии», но таблица быстро усложняется.

Валовая прибыль = Выручка − Себестоимость проданных товаров
Прибыль после расходов = Валовая прибыль − Расходы периода

Простая схема хорошо подходит для контроля ревизии. Для полноценного расчёта прибыли удобнее товароучётная программа.

Ограничения Excel

Когда таблица перестаёт справляться

Пока магазин небольшой, учёт общей суммы товаров и денег может быть достаточным. Со временем возникают новые вопросы.

Какие товары продаются лучше всего?

В простой таблице нет подробной истории продаж каждой позиции.

Что пора заказать поставщику?

Нужно отдельно контролировать остатки по каждому товару.

Какова реальная прибыль по ассортименту?

Потребуется учитывать закупочную стоимость и себестоимость проданных товаров.

Где возникла недостача?

Общий результат показывает сумму расхождения, но не конкретные товары.

Несколько магазинов

Появляются перемещения, разные остатки и дополнительные таблицы.

Связь с кассой

Продажи придётся переносить вручную или строить свой обмен данными.

В этот момент Excel начинает отнимать больше времени, чем экономит.

Когда магазин вырастет

Excel помог начать. Меркурий поможет развиваться.

Если вам уже недостаточно общей суммы товаров, попробуйте облачную программу Меркурий. Вместо самостоятельного ведения таблиц вы получите готовую систему товарного учёта.

Excel — общие суммы

Показатель	₽
Остаток 1	100 000
Приход	30 000
Остаток 2	90 000
ИТОГ	−1 000

Контроль продавца по суммам
Ручной пересчёт и формулы
Нет остатков по каждому товару

Меркурий — учёт по товарам

Остатки по каждой позиции
Приходы, продажи, ревизия со смартфона
Себестоимость, касса, ИИ-помощник

Меркурий не требует собственного сервера. Программа работает через браузер.

Попробовать Меркурий бесплатно Посмотреть программу Как организовать учёт

Стоимость

Программа может оказаться дешевле потраченного времени

Меркурий можно использовать бесплатно, пока база небольшая.

Небольшая база

0 ₽ в день

Если в базе менее 100 товаров и 100 контрагентов.

Полный учёт

49 ₽ в день

За учётную базу при превышении бесплатных ограничений.

При необходимости отдельно подключаются касса, интернет-витрина и другие инструменты. При регистрации — 500 ₽ на счёт. Первый месяц бесплатно.

Создать базу бесплатно

Частые вопросы

Про Excel и переход на программу

Можно ли вести учёт магазина в Excel?

Да. Для небольшого магазина Excel может подойти для контроля общих сумм товаров, денег и результатов ревизии.

Какую таблицу создать для учёта магазина?

Для упрощённого контроля понадобятся начальные остатки товаров и денег, поступления, выдачи наличных, списания, конечные остатки и комментарии.

Как считать остаток товаров?

Пересчитайте фактическое количество каждого товара и умножьте его на действующую продажную цену. Затем сложите результаты.

Как найти недостачу в магазине?

Сравните стоимость товаров и денег на начало периода с конечными остатками, учитывая поступления, выдачи наличных и документально оформленные списания.

Можно ли учитывать безналичные продажи?

Да, но простую таблицу придётся расширить. Поступления на банковский счёт нужно учитывать отдельно, чтобы не получить ложную недостачу. В шаблоне для этого есть колонка «Безналичная выручка».

Можно ли посчитать прибыль в Excel?

Да. Но для точного расчёта понадобится учитывать выручку, себестоимость проданных товаров и расходы. Одной таблицы ревизии недостаточно.

Когда нужна специальная программа?

Когда требуется учёт отдельных товаров, работа с кассой, регулярные закупки, несколько складов, отчёты по ассортименту и автоматический расчёт себестоимости.

Сколько стоит Меркурий?

Небольшая база бесплатна. При превышении бесплатных ограничений стоимость учётной базы — 49 ₽ в день.

Начните с Excel. А когда понадобится больше — переходите на Меркурий.

Для небольшого магазина простая таблица может быть вполне разумным решением.

Но если вы хотите видеть остатки каждого товара, контролировать закупки, анализировать прибыль и работать с кассой, попробуйте Меркурий.

Скачать таблицу Excel Попробовать Меркурий бесплатно

Меркурий — облачная программа товарного учёта для магазинов.